Sieć handlowa obejmuje około 2000 firm litewskich i zagranicznych. Tylko niewielka część towaru dostarczana jest bezpośrednio do sklepów Norfa, większość zamówień trafia do magazynów centralnych, do których firma sama dystrybuuje towar. Usługi magazynowania i logistyki sklepów Norfa zapewnia UAB Rivona, spółka zarządzająca całą grupą. Do dostawy produktów mrożonych wykorzystywana jest logistyka zewnętrzna (Logistyka stron trzecich w języku angielskim /3PL) partnerem.

UAB Edisoft Systems jest wiodącym dostawcą usług EDI dla spółek Grupy Norfa. Współpraca rozpoczęła się w 2008 roku i z sukcesem trwa do dziś. W tym okresie łańcuch dostaw Norfy rozrósł się wraz z rozwojem rozwiązań EDI zapewniających jego sprawne działanie. W ciągu roku system Edisoft przetwarza około 700 000 zamówień, faktur, not transportowych, raportów bilansowych i innych dokumentów elektronicznych wykorzystywanych w rozwiązaniach EDI Norfy. W proces zaangażowani są lokalni i międzynarodowi dostawcy, mons świadczący usługi logistyczne i wymiany danych w ramach grupy mons.

Proces zamawiania i dostawy produktów

Rozwiązania informatyczne wdrożone w sieci detalicznej Norfy pozwalają zautomatyzować proces zamawiania produktów. W każdym sklepie system zarządzania handlem monitoruje salda produktów, średnią sprzedaż i inne parametry i na tej podstawie tworzy zamówienia i przekazuje dane do magazynu centralnego, gdzie dane są agregowane. W zależności od grupy towarowej system magazynowy automatycznie tworzy zamówienia dla dostawców. Produkty łatwo psujące się zamawiane są co noc, a produkty o dłuższym terminie przydatności do spożycia na podstawie ilości zapasów, jakie posiadamy w magazynie. Wszystkie systemy działają synchronicznie i gwarantują szybką i optymalną dostawę towaru.

Zamówienia na produkty przekazywane są poprzez system Edisoft, gdzie są przetwarzane i przekazywane odpowiednim odbiorcom. Większość dostawców otrzymuje zamówienia bezpośrednio ze swojego systemu księgowego, niewielka liczba korzysta z portalu EDI dostępnego przez Internet. Dostawca po otrzymaniu zamówienia realizuje je według wcześniej ustalonych warunków i przesyła kupującemu elektroniczny list przewozowy oraz fakturę za pośrednictwem kanału EDI. System Edisoft pełni rolę pośrednika, który pomaga w komunikacji pomiędzy różnymi systemami księgowymi, automatyzując i przyspieszając w ten sposób cały proces.

Spedytorzy powinni stać przed przybyciem towaru, aby był gotowy na jego odbiór. W dokumencie elektronicznym wskazany jest dostarczony towar, jego ilość, data ważności, rodzaj opakowania oraz ilość sztuk na palecie. Dostarczone palety można odebrać Kody SSCC (Kod seryjnego kontenera wysyłkowego w języku angielskim), co pozwala zautomatyzować jego odbiór. Po przybyciu towaru następuje jego załadunek na automatyczną linię załadunkową, gdzie skanowane są kody kreskowe i następuje dalsza dystrybucja towaru do sklepów.

Elektroniczna faktura wygenerowana przez dostawcę trafia bezpośrednio do programu księgowego Norfy, gdzie następuje automatyczna kontrola danych i porównanie, czy wskazane ilości towaru odpowiadają zamówionym. W przypadku wykrycia błędu lub rozbieżności wysyłane jest powiadomienie do dostawcy o konieczności wprowadzenia poprawek i ponownego przesłania dokumentu. Jeśli konto ma dobrą opinię, następuje odbiór otrzymanego towaru.

dostawa produktów mrożonych

Część towarów dostarczana jest do sklepów Norfa przy pomocy partnera logistycznego. W tym przypadku łańcuch dostaw jest bardziej skomplikowany, ale rozwiązania wdrożone na platformie Edisoft pozwalają również na automatyzację procesu.

Zwykle po wysłaniu zamrożonych zamówień produkcyjnych trafiają one najpierw do systemu logistycznego, gdzie w zależności od produktu tworzone są dalsze zamówienia dla dostawców. Część towaru jest na stałe składowana w magazynach firmy logistycznej, dlatego dostawa do sklepów Norfa realizowana jest natychmiastowo, pozostałe części towaru dostarczane są przez dostawców już po otrzymaniu zamówienia.

Partner logistyczny Norfai okresowo przesyła dostawcy potwierdzenie dostawy produktu oraz raporty salda, dane są niezbędne do rozliczania i planowania zamówień.

System Edisoft gwarantuje płynną wymianę dokumentów elektronicznych pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu 3PL.

Połączenia międzynarodowe

Norfa współpracuje nie tylko z lokalnymi, ale także międzynarodowymi dostawcami. w krajach, w których Edisoft prowadzi działalność, połączenia nawiązywane są bezpośrednio z dostawcami, a w krajach, w których Edisoft nie posiada przedstawiciela, tworzone są Połączenia EDI z operatorami EDI działającymi w tych krajach. Obecnie działają połączenia EDI z łotewskimi, estońskimi, polskimi, węgierskimi, fińskimi i innymi dostawcami.

Integracja z AIS

Norfa bezpośrednio dostarcza część składu alkoholowego partnerowi zagranicznemu i zgodnie z litewskim ustawodawstwem wyroby akcyzowe nie mogą być wywożone z magazynu bez przekazania danych do systemu informacji akcyzowej (AIS). Edisoft zapewnia integracja z usługami systemu AISktóry pozwala na przeniesienie dokumentów księgowych akcyzy (DAA) z systemu informacji akcyzowej Państwowej Inspekcji Skarbowej bezpośrednio do systemu zarządzania składem Norfa.

Korzyści z rozwiązania EDI

Zdaniem Dainiusa Dundulisa, Prezesa Zarządu Grupy Norfa moni, automatyczna wymiana dokumentów elektronicznych z dostawcami i partnerami pozwala na niemal całkowite wyeliminowanie pracy ręcznej i tym samym niewielkie obniżenie kosztów zarządzania łańcuchem dostaw.

Naszym celem jest oferowanie naszym klientom jak najbardziej atrakcyjnych cen, dlatego we wszystkich obszarach musimy działać możliwie najskuteczniej. Dąży do automatyzacji wielu procesów w swoim łańcuchu dostaw, od złożenia zamówienia po odbiór towaru i sklepy dystrybucyjne. Rozwiązania EDI pomagają osiągnąć ten cel, ponieważ umożliwiają wymianę dokumentów elektronicznych bez interakcji człowieka, przyspieszając procesy, poprawiając ich jakość i redukując koszty administracyjne. Tym samym na automatyzacji zyskujemy nie tylko my i nabywcy sklepów Norfa, ale także wszyscy partnerzy uczestniczący w naszym łańcuchu dostaw – powiedział Dainius Dundulis.

O UAB Edisoft Systems

Edisoft jest operatorem elektronicznej wymiany danych (EDI) i dostawcą usług integracji systemów. Platforma EDI zarządzana przez mons posiada największą sieć partnerów w krajach bałtyckich, z jej usług korzysta ponad 2500 klientów. Każdego roku do systemu Edisoft trafia około 24 miliony. latający dokument biznesowy.

Z usług Edisoft korzystają sieci handlowe, spożywcze, odzieżowe, kosmetyczne, sklepy z materiałami budowlanymi, restauracje, kawiarnie oraz ich dostawcy. W elektronicznej wymianie danych uczestniczą także dostawcy usług logistycznych, firmy produkcyjne i instytucje finansowe. Specjalistyczne rozwiązania firmy Edisoft umożliwiają przesyłanie dokumentów elektronicznych do państwowych systemów informatycznych (i.VAZ, E.sskaita, PEPPOL itp.) lub integrację z największym na świecie systemem elektronicznym. Platforma komercyjna Amazona.

Więcej informacji: www.edisoft.lt